作者：朱健豪 醫師
“ Time and tide wait for no man ”
不知道大家是否跟我有一樣的困擾，似乎時間永遠不夠用，而要做的事情太多。因此，許多人開始著手「時間管理」，在各種精美手冊、APP或行事曆上，洋洋灑灑的寫上滿滿的許多代辦事項。
然後，通常就沒有然後。精心安排的行程計畫，總是會被各種突如其來的「緊急事件」所打斷。好不容易結束了一天的工作，自然而然地拿起手機，恣意地徜徉廣大無際的網路汪洋。時間就這樣的流逝，而工作也因此被一再擱置。
我們都知道時間安排很重要，但為什麼實際做就來就是如此困難？
本書談什麼？
每個人都擁有一本時間存摺，每天自動入帳24個小時。時間無需任何代價，給每個人的量都是一樣的。然而，並非每個人都知道如何將時間變成自己的。
時間管理的核心在於「正確知道自己所使用的時間，並訂出個人規則」。時間管理是自我管理，也是人生管理，是人生中的最佳武器。
而成功人士的共同點，就是重視時間價值並加以管理。邁向成功之路的最佳途徑就是時間管理，成功後，保持成功的武器也是時間管理。
時間管理並非指單純地把日程規劃得很緊湊的行為，而是以長遠的觀點來看，在自己人生中找出自己想做的事情，並設定目標、擬定計劃、依照計劃行動、達成目標等一連串的舉動。
時間管理的的5步驟
1. 設定目標
設定明確的目標，才可以有效地分配，為了達成目標所需的時間。
現代人難以做好時間管理的原因包含：
(1)沒有能讓自己全心投入的目標：大多數的人，沒能找到自己的人生目標，只能順應局勢的潮流，應付考試、進入與分數相符的大學、畢業後求職並朝九晚五的工作。
(2)想到什麼就做什麼：除了職場上的業務外，日常也常充斥著永無止盡的代辦事項，縱然有所謂的To do list，我們依然任由腦海中浮現的事項作為第一要務，似乎無法專注於特地的項目之上。
(3)發生角色的衝突：每個人在生活之中有著不同的角色，父母或子女、上司或下屬、朋友或伴侶，這些不同的角色往往會在相同的時間產生衝突，爭奪有限的時間。
(4)懶惰的天性：面臨許多待處理的任務時，我們通常會挑選最簡單的開始，導致較為挑戰的任務一拖再拖。今日的懶惰會導致明日的不安。
(5)智慧型手機：網路與智慧型手機的普及，縱然便利了我們的生活，但也大大增加我們分心的機會，各種社群媒體的誘惑、群組的動態通知。即時的便利性就像一把雙面刃，我們的心思反而也因此更為忙碌。
由此可知，時間管理絕對不能只是單純的任務安排。時間管理的第一步應先試法找出目標：生活的目標。
有了目標，我們才能明確的管理各項任務的優先順序與時間運用分配。
我們可以善用OKR(Objective and Key Result)，系統性的設定目標：
(1)目標(Objective)：最終必須達成的質化目標
(2)成果(Key Result)：運用SMART的方式來設定量化目標，亦即為了達成目標所需達成的關鍵成果
2. 優先順序
大部分緊急的事情雖然緊急，但不重要。
我們可以使用艾森豪決策法則，依照事情的重要性與緊急性來區分任務的類別，以便我們進一步訂定任務的優先順序：
(1)不重要又不緊急：這是我們最該避免的任務。
(2)不重要但緊急：此類任務看似有時間壓力，但冷靜思考則會發現，此任務對長遠不具重要性。我們必須學會適時地說不，予以拒絕。萬一無法避開，那試著委任他人執行，避免佔據自己過多的時間與心力。
(3)重要且緊急：看似屬於我們最該在留意的任務，但在這樣的情況下，壓力容易讓我們搞砸一切。對於此類任務最好的方式莫過於預防，而預防的方式，往往仰賴完成重要但不緊急的任務來達成。
(4)重要但不緊急：最關鍵的任務莫過於此，然而也是我們最長忽略的部分。看似重要，但因為沒有迫切性，且完成後不會有立即性的成果，再加上我們懶惰的天性，此類了任務往往被我們拋諸腦後。
這樣的任務劃分方式可以協助我們理性的安排優先順序，但有時可能依舊難以判別一項任務的優先程度，在此情況下，第一個步驟所擬定的生活目標就可以作為衡量基準。藉由將任務對齊我們設定的目標，任務的優先性便呼之欲出。
3. 時間紀錄
所有事情是從時間開始出發，為了管理時間，得先正確知道自己的時間使用。
在設定完目標與優先順序後，下一步便是進入時間的管理，藉由3P策略來達成時間的安排運用：
(1)Perceive your time:在實際開始安排自己的時間運用前，一定要先了解到自己日常都把時間花去哪了。我們頭腦認知到的時間使用，往往跟實際上會有很大的落差。
(2)Plan your time:編排出任務的優先順序後，我們就可以著手安排每日的時間運用。盡可能先完成一件任務後，再著手下一件任務，即便有突發的任務飛來。
(3)Practice your time:有計劃是一回事，確實執行計畫更是另一回事。除了腳踏實地的實踐，更重要的是要有反饋機制。唯有藉由分析自己實際執行的狀況，才能讓自己的時間管理更為確實，進而產生實質上的成長。
關於時間管理上常見的陷阱之一，是我們往往對於自己的時間管理過於自信，導致日程安排得過於緊湊，導致窒礙難行，最終不了了之。我們是為了悠閒的生活，因此進行時間管理。悠閒的人不會被時間追著跑，因為他們懂的如何打造悠閒生活。
此外，我們也常陷入「學生症候群」的陷阱。沒有截止期限，或是過於充裕的作業時間，會導致任務被拖延。不信的話，可以回想一下國小的寒暑假作業，哪一次不是拖到最後一刻。
4. 活用瑣碎時間
不管我們做什麼，「瑣碎時間皆會流逝」。
理想的時間安排，是盡可能地讓每個任務有足夠且完整的時間塊，讓我們可以專心地完成個別任務。
但這樣的理想在現實生活過於奢侈。尤其是大多屬於上班族的我們，善用散佈於日常的瑣碎時段就變得異常重要。
若我們沒有事先準備如何運用這些瑣碎時間，可以預期，大多數人會拿出手機並下意識地觀看社群媒體或是點閱各種有趣影片，打發時間。
因此，我們除了規劃完整時段的執行重要任務外，更應事先預估隔日可能的瑣碎時間，並預先做出安排。
我們可以根據瑣碎時間的場景（影響可以使用的工具、可以專注的程度）以及時間長短，來事先安排相對應可執行的任務。
5. 時間管理的迷思
時間管理，是一種自我訓練，也是一種習慣。
｜不當的截止期限｜
除了極少數人，大部分人一如你我，生理的大腦構造限制了同時多工的可行性，也就是說我們勢必會分心，甚至什麼都做不好，也就是難以一心多用。如果我們把所有任務都拖延到最後，往往導致不得不在截止期限前進行多工作業，導致每樣任務都各自完成一部分，全部延誤。
另一方面，根據帕金森定律，人尤其在工作時會把可用的時間填滿。因此，要是任務較少或較為簡單，我們不會及早完成，而是選擇在最後一刻完成任務，效率低落。
或許我們該試著訂定專屬自己的截止時間，早於任務的表定截止期限，才能有效避免多工導致任務拖延，又或是壓線完成任務，無形中揮霍許多寶貴時間。
｜完美比時間重要｜
完美與時間，兩者都是推動事情發展的重要因素，對我們而言都很重要。但我們通常傾向花費更多時間以換取完美：在一件產品或報告達到完美前，我們不善罷甘休。
交出完美的成果固然重要，但所謂的完美，有時是非常主觀的。要是我們能及早交出一定的成果，並從中獲得回饋並修改，讓成果越來越好，如此一來有效率的兼顧時間與成果。而非埋頭苦幹，最終看似完美的表像被現實摧殘殆盡：熬夜多日費盡心力完成的報告，被上司奚落一番。
後記
時間管理之所以困難，或許是我們看不到也模不到時間。時間不需要去爭取，我們便可很自然而然地獲取。因此，我們難以感受到時間的價值。
唯有當一件事被重視時，才會變得重要，時間亦然。這也是為什麼時間管理的第一步就是的設定目標。當我們確立了自身目標，便有了方向，也可以預期達成目標可能所需的努力，自然也會意識到時間的匱乏，讓自己了解到時間的價值。就像我們知道金錢的重要性，因為我們需要
藉由金錢，購買並間接達成生活目標。
藉由金錢，購買並間接達成生活目標。
而我們所設立的目標，讓我們執行工作與任務時有所依歸，各種事務的緩急輕重變得更為鮮明，讓我們把心思與時間投入對自己最重要的事情上，不再是想到什麼就做什麼。
當然，有著良好的時間規劃，更要化為實際行動，沒有行動的夢想只是幻想。任何行動沒有檢討反饋機制，更像是原地踏步。有紀律的執行時間管理，事後加以記錄、檢討並改進，練習人生的管理，往自己想要的方向邁進。
嚴格說來，時間無法管理，無論我們是否意識到這個事實，時間依然會從我們手中流逝。人生的各種事情，都是從時間開始的，因此，我們都該意識到所謂的時間管理，本質上是一種人生管理。在生活的每個瞬間，我們都面臨著各種抉擇，沒有計劃的人生，只會讓我們迷失於時間的洪流，找不到人生方向。
只有認為時間很重要，才會覺得它有價值
以上資訊如果對你有幫助的話，歡迎分享給你的親朋好友們或留言告訴我。
