作者：朱健豪 醫師
“ Efficiency is doing things right. Effectiveness is doing the right things. ”
多數的上班族，總是會有臨時被交辦，必須限期盡快完成的工作任務，不得不加班趕工，但辛苦努力的心血，卻得不到認同，甚至被罵得狗血淋頭。
工作必須有效率，才能在期限內交差。但偏偏有品質的成果需要耗費時間。如何讓工作成果兼具效率與品質，同時又不影響其他事務，似乎是一個寶貴的技能。
本書談什麼？
大部分的人往往認為必須「提高作業效率」。然而，即使一心提高作業效率，仍然有所極限。工作之所以延誤，多半因為作業疏漏而得回頭修正或全部重做使然。
避免作業疏漏的關鍵，並不屬於成果實現手段的「（眼前）作業」，而是得聚焦於包含成果本身在內的「工作全貌」。就算作業速度再快，要是隨便做出與目的或對象意圖相違的成果，也只是白忙一場。
從現在，避開「一頭栽進執行主管的指示」陷阱，重新學會真正有效率的工作處理術！
3步驟提升工作效率
1. 工作規劃
埋首眼前作業之前，先綜觀工作全貌，了解工作任務的目的。
為了擺脫一股腦埋頭苦幹執行作業，最後導致結果與期待差異甚大的慘劇，工作規劃的第一步必須借助具有邏輯思考的「工作框架」來協助我們。
｜SO WHAT/WHY｜
將理由與結論的邏輯，套用到作業與成果的工作框架上，驗證工作規劃的邏輯性有無疏漏。
先寫出工作任務需達成的結果（結論），根據這個結果，得出必要的作業（理由）有哪些。
必要作業，也就是要得到結論的理由，仰賴MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)，確保沒有遺漏，更沒有重覆的理由。接著使用so what與why進行理由（作業）與結論（成果）的雙向驗證，兩者間的邏輯是否無誤。
經由這樣的工作框架，可以確保工作成果與作業間的連結，同時也不比較不會有所遺漏。
｜5W1H｜
以5W1H構成的工作框架，可分為三層，由上而下分別是：
(1)Why/Who:目的，這項工作任務目的為何？對象，誰將過目工作任務的成果？
(2)When/What:期限，何時之前得達成why?成果，為了達到why，必需做出什麼結果？
(3)How/Where:作業，要以什麼樣的步驟做出What？地點，在哪裡進行作業？
這樣的工作框架，最重要的莫過於Why/Who。唯有先回答這個問題，才能順利得出What。而What的質與量，則是受到When與How的不同有所差異。Where則是等到上述因素確定後才能決定。
2. 作業規劃
壓縮等待他人作業時間，工作才會有效率。
擬定完工作框架後，下一步便是著手進行作業規劃。在團體間的工作，往往是需要許多人協同、跨部門的作業所構成，因此除了自己外，作業流程在規劃時，也必須把他人的因素納入考量：
｜壓縮等待時間｜
作業規劃最常見的錯誤出自於等待，等待他人完成作業後，自己才能著手下一步，這中間白白浪費許多大好時間。
為了避免這樣的情況發生，必須盡量排除「橫向依附」，也就是工作框架內同一個工作結果底下的各個作業項目，彼此間相互依存。善加挑選MECE的切入點，選出讓彼此都能盡量同時進行作業的組合，壓縮等待時間。
｜預約避免待審時間｜
相較於同事間的等待，另一種工作上常見的等待是，好不容易工作任務做到一個段落，進度卻卡在主管「待審」才能進到下一階段。
我們無法迴避待審的機制，但可以藉由先跟主管預定送審時間。在作業進行之前，請主管先保留時段，巧妙地預防待審可能造成的延誤。
定下送審時間後，我們便能著手往後回推預定的作業進度，讓自己從「耗費時間製作能力所及的資料」，轉變為「製作出可如期提出的具體資料」。這麼做固然有壓力，但適當的壓力會讓我們更為專注，更效率的的完成任務。
｜小心合作誤差｜
在工作任務較為龐大時，更容易產生合作誤差，也就「人人進度可觀，但整體進度卻十分有限」。
箇中原因就是缺乏共識，想要改善這種情況，唯有確保工作團隊的每個人，有著一致的共識：
(1)最終目標：對於工作與作業必須達成的事項，大家的理解是否一致？
(2)期限：關於工作與作業的各個里程碑，彼此的認知是否一致？
(3)工作規劃與分配：誰進行什麼樣的工作，有著什麼樣的順序，大家的理解是否一致？
(4)詞彙的定義：針對特定詞彙解釋上，大家的理解是否一致？
要是在開始作業前沒有確認以上問題，往往會到後來才會發現有些三不管的作業存在、許多人在做同件事、有人未按時完成作業等問題。
這樣合作誤差更常發生在看起來沒什麼的部分，這種現象更常發生在跨專業領域的合作上。
3. 作業效率
當待辦任務優先程度都只有高，工作自然毫無效率。
即便事先確立工作框架與作業規劃，在實際執行時往往還是會有卡關的現象，往往是來自於緊急的陷阱。
依據艾森豪矩陣，根據任務的重要性與緊急性，大致上分為4個種類。在工作上，經常被上司突擊式交辦任務，我們便很容易地把這樣的「緊急任務」誤認為「重要且緊急」。然而，即便是上司交辦的任務，我們也必須自問，這樣的任務，是為了什麼？為了誰？真的能連結成果？或許許多諸如此類的任務，實際上是緊急但不重要。而對於此類的任務，則應當考慮延後或放棄，如此才能把心力專注在重要但不緊急的任務上。
確定任務的重要性後，也不是就一股腦的專注投入。我們必須意識的到專注力有限。如何在最短時間裡耗費最少的精力達成最大的成效，便顯得重要。
經由活用帕累托法則，或稱80/20法則，我們先投入20%的精力或時間於單項作業，並獲得80%的成效後，安插短暫休息，待精力恢復，再花費20%的精力與時間執行其他作業，如此反覆執行，壓縮自己腦袋打結的時間，令自己保持在高產能層次。
後記
本書共有5大部分主題，其中最引起我自己共鳴的就屬工作效率的部分。回想過往自己也總是如此，在接獲來自上級交辦的任務，或是自己面對問題時想出的解決方法，往往一股腦的直接投入作業執行，到頭來才發現，辛苦投入產出的結果，跟上級對於工作成果的預想或是問題的本質有巨大的落差。
我們大多數人接到工作任務時，往往直接開始埋頭投入，一昧地追求效率，最終只是獲得「進度」，而非「成果」。此外，也經常忽略與他人合作的重要性，尤其是在繁雜龐大的工作任務上，忙了老半天才發現自己做了其他人也在做的事情。而完美主義也是常讓人陷入效率低落的陷阱，為了特定任務花費了絕大多數時間，力求完美後發現自己根本無法投入心力與時間於其他任務上。
為了避開這種效率陷阱，在埋忙作業前，善用工作框架，反覆確認工作任務目的與對象，才能進一步得出適切結果。工作框架的好處，可以幫我們在一股腦的投入工作任務前，先讓自己冷靜的分析檢視，一項工作任務的「目的」為何。唯有先釐清目的，才能試著找出並驗證為了達成目的所需的工作結果，自然也就不會「搞錯努力方向」。
我們必須記得，許多交辦任務給我們的人，甚至也不清楚這項任務的「目的」，而只是根據
例如，醫院主管要我明日整理出五年內顳顎關節手術病患的所有資料。一般來說再這麼短的情況下難以準備完整，但要是能在埋頭熬夜趕工前，釐清這份清單的最終用意是要改善醫療品質，自然可以省略許多無關的資訊。
在這樣的前提下，獲得了方向，便能開始規劃理想的作業內容與流程，幫助自己達成合適的工作結果。而在作業規劃上，最常碰到的問題就是有所遺漏。因此善用MECE，來協助自己列出完整詳盡的作業清單。
上一個例子而言，目的既然是為促進醫療品質，工作結果就應該不是漫無目的的整理全部病例清單，而是該釐清過往的併發症個案，從中分析並擬定改善措施。使用MECE來規劃作業流程時，以併發症的潛在來源將案例分為病患端與醫療端，接著病患端與醫療端又可劃分為可預防與不可預防。當分類詳細到到無法再進一步劃分時，便可開始擬定相對應預防措施，有效率地達成被交辦的工作任務。
用最少時間創造最大價值
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